Die Kanzlei, in der Akten, Fristen und Sachstand nicht mehr von Hand gepflegt werden.
Anwaltskanzleien tragen viel Verwaltung um jedes Mandat: Annahme, Kollisionsprüfung, Aktenanlage, Posteingang, Sachstandsanfragen. MODUS verwandelt diese Arbeit in einen betriebenen Ablauf, der mit Ihrer Kanzleisoftware und dem beA arbeitet und Fachzeit für die Sache freimacht.
Wo heute Zeit verloren geht
Mandatsanfragen, Vollmachten und Unterlagen kommen über alle Kanäle und müssen von Hand erfasst werden.
Posteingang über beA, Fax und E-Mail wird gesichtet, zugeordnet und mit Fristen versehen.
Sachstandsanfragen von Mandanten unterbrechen den Tag und erfordern Nachschlagen in der Akte.
Schriftsätze beginnen jedes Mal mit Zusammensuchen von Sachverhalt, Anlagen und Vorarbeiten.
Abläufe, mit denen wir anfangen
Das ist das Zielbild, das die Diagnostik prüft und der Sprint baut. Jeder Ablauf startet im Freigabemodus; die zweite Spalte zeigt, was bei Ihrem Team bleibt.
Mandatsannahme und Aktenanlage
Zielbild: das SystemErfasst Anfrage und Beteiligte, bereitet die Kollisionsprüfung vor, legt die Akte strukturiert an, fordert Vollmacht und Unterlagen an.
Bleibt bei IhnenEntscheidung über die Mandatsannahme, Kollisionsprüfung und Beauftragung.
Posteingang und Fristenvorbereitung
Zielbild: das SystemOrdnet eingehende Post der Akte zu, extrahiert Daten und Fristen, bereitet die Fristennotierung mit Vorfrist vor.
Bleibt bei IhnenFristenkontrolle und Notierung bleiben in der Verantwortung der Kanzlei.
Sachstandsanfragen
Zielbild: das SystemBeantwortet Fragen zum Verfahrensstand aus der Akte, entwirft Antworten, erkennt Fachfragen und leitet sie weiter.
Bleibt bei IhnenRechtliche Auskunft, Strategie und Mandantengespräch.
Schriftsatzvorbereitung
Zielbild: das SystemStellt Sachverhalt, Anlagen, Vorarbeiten und Fundstellen zusammen, bereitet Gliederung und Entwurfsteile vor.
Bleibt bei IhnenRechtliche Bewertung, Formulierung und Unterschrift.
Abrechnungsvorbereitung
Zielbild: das SystemSammelt Tätigkeiten und Auslagen je Akte, bereitet Kostennoten nach RVG oder Vereinbarung vor.
Bleibt bei IhnenPrüfung und Freigabe der Rechnung.
Wir arbeiten in Ihren Systemen
Keine neue Plattform, kein Umzug. Der Ablauf wird um die Werkzeuge gebaut, die Sie bereits nutzen, zum Beispiel:
- beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach)
- RA-MICRO, Advoware, Advolux
- DATEV Anwalt
- Dokumentenmanagement und E-Mail
- Gerichtsportale und Fristenkalender
- Mandantenportale
Was nicht delegiert wird
Rechtsrat, Fristenverantwortung, Prozessstrategie und Unterschrift bleiben beim Rechtsanwalt. Die Verschwiegenheit nach § 43a BRAO und § 2 BORA sowie die DSGVO setzen die Grenze dessen, was verarbeitet und delegiert wird. Das System bereitet vor, sortiert und hält nach.
Weitere Branchen
- SteuerberaterBelegeingang, Vollständigkeit, Fristen und Mandantenkommunikation als betriebener Ablauf rund um Ihre DATEV-Umgebung.
- KreditvermittlerUnterlagen je Bank, Vollständigkeit, Nachforderungen, Statusupdates und Anschlussfinanzierung als betriebener Ablauf.
- VersicherungsmaklerSchadenaufnahme, Bestandspflege, Vertragsänderungen, Jahresgespräche und Dokumentation mit Ihrem Maklerverwaltungsprogramm.
- VermögensberaterOnboarding, Geeignetheit und Dokumentation, Servicefälle, Reporting und Jahresgespräche als betriebener Ablauf.
Der erste Schritt
Eine operative Diagnostik für einen Ablauf: Wirtschaftlichkeit, Beteiligte, Systeme, Grenzen. Danach wissen Sie, ob und wie sich die Transformation lohnt.
Oder per E-Mail: hallo@nicolaischmid.com